Vi ställde några frågor till Johanna Falk, Upphandlingschef på Atea om upphandlingsyrket, vilka utmaningar som man står inför och vilken kunskap som efterfrågas.
Du som arbetar som upphandlingschef, vad ser du som dina största utmaningar?
Att påverka och öka de möjligheter till strategisk dialog som finns men inte alltid utnyttjas inom offentlig upphandling. Dels för att det bidrar till mer affärsmässiga och tydligare förfrågningsunderlag i syfte att säkerställa att kunden och vi som leverantör har samma förväntningar och att kunden verkligen får det som efterfrågas, och dels för att det bidrar till att minska riskerna för överprövning vilket gynnar båda parter. Jag är övertygad om att en ökad dialog mellan kund och marknad inför en upphandling, tillsammans med en öppenhet i dialogen gällande frågor och svar under anbudstiden skapar bättre förutsättningar för både kund och leverantör. Även om en lyhördhet från den upphandlande myndighetens sida under anbudstiden kan leda till väsentliga förändringar av förfrågningsunderlaget och i sig innebära att upphandlingen måste avbrytas och göras om, är den förseningen ganska obetydlig i jämförelse med förseningen vid en överprövningsprocess eller uteblivna effekt- och resultatmål i verksamheten.
Ni svarar på upphandlingar från både myndigheter, stat och kommun, vad kan du tipsa dessa om som kan underlätta för er när ni skall tolka och svara för att försöka vinna hem affären?
Ta möjligheterna till dialog och vara lyhörda och svara på de frågor som inkommer, det leder till bättre anbud och bättre avtal. Förstudier och möten där vi leverantörer delar med oss av det vi arbetar med dagligen är också ett bra sätt för att säkerställa den bästa lösningen och ställa rätt krav.
Vad får er att svara på en upphandling?
Relationen med kund och vår förmåga att under avtalstiden leverera det som är mest rätt för kunden. För Atea är det viktigt att hålla en hög leveranssäkerhet och kvalitet genom alla led, vilket också gäller de anbud vi lämnar in varför vi säkerställer att vi har rätt medarbetare inte bara i arbetet inför och efter en upphandling utan även i själva anbudsarbetet.
Om du var ansvarig på andra sida bordet, vad skulle du ändra på omgående?
Arbeta mer strategiskt med upphandlingar och se hur resultatet av upphandlingen påverkar verksamheten som helhet. Att i en upphandling se att vinnande anbuds pris är x-y % lägre än övriga anbud eller befintlig leverantörs leverans innebär inte per automatik motsvarande kostnadsfördelar totalt sett. En upphandling som inte leder till den bästa lösningen för verksamheten kan istället leda till minskad effektivitet och produktivitet och högre kostnader. Jag skulle också avsätta mer tid för uppföljning av avtal, både för att försäkra mig om att vald leverantör uppfyller kraven i upphandlingen och avtalet men också för att se hur efterkommande upphandling kan förändras.
Kompetens och det strategiska inköpsarbetet, hur viktigt är det att veta att man gör rätt i processen?
LOU är en väldigt liten del av inköpsprocessen men ändå får lagen ofta väldigt stort utrymme där fokus istället borde ligga på just processen som helhet. Privat och offentlig upphandling närmar sig mer och mer där privat upphandling tar efter offentlig vad gäller struktur, tydligare utvärderingsmodeller, tidsfrister och liknande vilket är väldigt bra. Offentlig upphandling borde satsa på att närma sig den privata vad gäller affärsmässigheten och att göra en bra affär – inte framförallt en bra upphandling. Självklart måste man som kund göra rätt rent lagmässigt men samtidigt får fokus inte ligga på lagen utan på affären som lagen faktiskt tillämpas på.