Toolbox offentlig upphandlare, del 1

Del 1, Leverantörsbedömning och artiklar inom Offentlig Upphandling

Före upphandling - leverantörsbedömning

Varför skall vi överhuvudtaget göra en leverantörsbedömning? Vilka lever­antörer skall vi bedöma och vad skall vi bedöma? Väger allting lika tungt? Hur påverkar vår egen behovssituation? Vad är det som driver kostnad och hur kan jag uppskatta totalkostnaden? Hur bedömer jag riskerna? Och hur går vi tillväga rent praktiskt? Dessa frågor kommer vi att behandla i detta avsnitt.

Leverantörsbedömning före köp

  • vår inköpspolicy och strategi
  • leveransförmåga (ledtid, leveranssäkerhet, flexibilitet...)
  • kvalitetskrav
  • utvecklingskapacitet (både produkttjänst och leverantören själv)
  • anpassningsförmåga (branschkännedom)
  • servicenivå (support, reservdelar, träning...)
  • pris och kostnadsnivå (lågt pris? låg kostnad!)

Den viktigaste orsaken till att göra leverantörsbedömning är att undvika val av en leverantör som vi senare upptäcker inte klarar sina åtaganden eller som orsakar oss problem. Detta gäller särskilt om detta hade kunnat undvikas genom en riktig leverantörsbedömning. Att göra leverantörsbedömning av potentiella leverantörer garanterar inte att det inte kommer att bli några problem men minskar riskerna betydligt. Okända leverantörer innebär alltid en risk.

Val av fel leverantör

Val av fel leverantör kan bl.a. leda till:

  • onödiga eller oväntade prisökningar
  • leveransförseningar
  • leverantören kan inte leverera rätt nivå på vara eller tjänst
  • leverantören prioriterar andra viktigare kunder
  • leverantören är antingen för stor eller för liten för oss, dvs. våra organisationer passar inte varandra
  • problem med kommunikation eller kulturkrockar pga. att leverantören är baserad i eller servar oss från andra delar av världen
  • tvister

Om problem uppstår kan det leda till utdragna juridiska processer och skiljedomsförfaranden.

Långt ifrån alla leverantörer kommer att genomgå en fullständig leverantörsbedömning. Detta gäller speciellt om det gäller en ”engångstransaktion”, kortsiktigt engagemang, lågt värde eller om avtalet snabbt och utan kostnad kan annulleras och vi enkelt kan hitta en ny leverantör. En fullständig leverantörsbedömning görs normalt när en eller flera av nedanstående förutsättningar föreligger:

  • stort inköpsvärde
  • komplexa produkter eller tjänster
  • långsiktig relation
  • inköpet är kritiskt för vår verksamhet
  • vårt varumärke eller renommé riskerar att påverkas
  • internationella upphandlingar
  • svårt eller förenat med stora kostnader att byta leverantör
  • antalet leverantörer är begränsat




Toolbox offentlig upphandlare, del 2

För att avgöra i vilken omfattning leverantörsbedömningen skall göras behöver företaget ett verktyg. Ett lämpligt sådant är en segmentering av varu-/tjänstekategorier enligt Peter Kraljics portföljmodell. Läs mer om Toolbox offentlig upphandlare, del 2