Öka konkurrensen i offentliga upphandlingar

I Upphandlingsmyndighetens senaste upphandlingsstatistik (2024) framgår att i nästan en femtedel av alla upphandlingar inkom endast ett enda anbud. Det är en tydlig signal om bristande konkurrens – något som i längden riskerar att driva upp kostnader och minska innovationskraften. David Braic, utbildare hos Silf, förmedlar vanliga misstag och tips på hur offentliga inköpare kan jobba för att öka konkurrensen och skapa bättre offentliga affärer.

Expertens tips för bättre offentliga affärer

Många offentliga upphandlingar har bara en anbudsgivare

I Upphandlingsmyndighetens upphandlingsstatistik för 2024 framgår att nästan var femte upphandling bara fick in ett enda anbud. När endast en leverantör lämnar anbud försvinner den konkurrens som hela upphandlingssystemet bygger på. Resultatet kan bli högre priser, sämre villkor och minskad utveckling. Trots det genomförs många upphandlingar på ett sätt som i onödan begränsar antalet möjliga anbudsgivare. David Braic, utbildare på Silf och med gedigen erfarenhet av offentligt inköp, lyfter vanliga misstag och delar konkreta råd om hur offentliga inköpare kan stärka konkurrensen och skapa bättre offentliga affärer.

Vanliga misstag offentliga inköpare gör som minskar konkurrensen

Enligt David Braic är ett av de vanligaste misstagen att upphandlande organisationer inte prövar möjligheten att dela upp upphandlingen i mindre delar. I stället väljer man att göra som man alltid har gjort.

– Det är smidigare och mindre tidskrävande att upphandla i stora paket, men det riskerar att låsa fast affären till ett fåtal större aktörer. På sikt urholkar det konkurrensen och kan leda till högre totalkostnader, säger David.

Ett annat återkommande problem är att man kommer in för sent i inköpsprocessen. Då saknas tillräcklig tid för behovsanalys och marknadsanalys, och möjligheten att tänka mer i funktions-och-/ eller incitamentsstyrd upphandling

Åtgärder före annonsering

David säger att det finns flera konkreta åtgärder som organisationer kan vidta innan en upphandling annonseras för att öka konkurrensen och få in fler och bättre anbud:

– Grunden är att lägga mer tid på behovsanalys och marknadsanalys. Det handlar både om att förstå den egna verksamhetens verkliga behov och om att kartlägga vilka leverantörer som finns och vad marknaden kan erbjuda.

– Dialog med marknaden i tidigt skede är centralt. Genom att träffa potentiella leverantörer före upphandlingen kan beställaren få värdefull information om lösningar, kapacitet och affärsmodeller. Det ökar chansen att kravställningen blir relevant och inte i onödan utesluter aktörer.

– Ett effektivt verktyg är att genomföra en RFI – Request For Information – via upphandlingssystemet. Då kan frågor skickas ut brett till marknaden, och svaren ge ett strukturerat beslutsunderlag.

– Minst lika viktigt är det interna arbetet. Alla relevanta intressenter bör gemensamt gå igenom inkomna svar och intresseanmälningar. På så sätt kan olika behov vägas samman och kravställningen utformas så att den främjar, snarare än begränsar, konkurrensen. 

Tre arbetssätt för långsiktig konkurrens

För att skapa hållbar konkurrens och bättre affärer över tid lyfter David fram tre arbetssätt som varje offentlig inköpsorganisation bör ha på plats.

1. Prioritera rätt upphandlingar
   Gå igenom upphandlingsplanen och identifiera vilka upphandlingar som är möjliga och lämpliga för att skapa en bättre konkurrens för. Genom att kategorisera inköpen, exempelvis med hjälp av Kraljics matris, blir det lättare att identifiera lämpliga upphandlingar.
2. Kom in tidigt i processen
   Inköpsfunktionen behöver vara med från början, tillsammans med verksamheten. Tidig intern och extern dialog gör det möjligt att genomföra en marknadsanalys i god tid före annonsering.
3. Dela upp upphandlingar där det är möjligt
   Att dela upp upphandlingar i flera delar kan öppna dörren för mindre och specialiserade leverantörer. Det kan kräva nya strategier och ibland beslut på ledningsnivå, men effekten kan bli både ökad konkurrens och bättre affärer.
   
   

Om David Braic

David Braic är utbildare hos Silf, och har en gedigen erfarenhet av upphandling och inköpsstrategi från såväl offentlig som privat verksamhet. Han har 25 års erfarenhet av offentligt inköp och 12 års erfarenhet av inköp i privat sektor. Han har bland annat arbetat i roller som upphandlingschef och upphandlare i kommuner, och även varit ansvarig för införande av e-handel och samordnad varudistribution samt kategoriansvarig och entreprenadansvarig inköpare i privat verksamhet.

Februari 2026