Så genomför du mer träffsäkra upphandlingar av utbildning

Under våren har Emma Lövgren, som studerar på IHM Business School:s YH-utbildning Public Bid Manager, varit med och hjälpt Silf stärka sitt erbjudande mot offentlig sektor. Här delar Emma med sig av sina erfarenheter från anbuds- och upphandlingsarbetet – och ger sina bästa tips till dig som ska upphandla utbildningstjänster.

Tips från vår praktikant Emma

Vad har du fått arbeta med under din praktik?

Jag har arbetat praktiskt med flera delar av anbuds- och upphandlingsarbetet – från bevakning och analys av upphandlingar till att ta fram anbudsunderlag och erbjudanden. Jag har också utvecklat rutiner för kvalificering av upphandlingar och beslutsstöd för Go/No-Go-bedömningar, vilket gett mig en tydlig förståelse för hur man prioriterar resurser och hittar rätt affärsmöjligheter.

En annan viktig del har varit att analysera den offentliga marknaden och förstå var i upphandlingsprocessen en myndighet befinner sig. Genom det har jag lärt mig att tolka signaler och initiera dialog vid rätt tillfälle.

Sammanfattningsvis har praktiken stärkt min förmåga att arbeta analytiskt, strukturerat och affärsinriktat – och visat hur man proaktivt kan skapa värde i en komplex marknad.

Vad har du lärt dig om att göra affärer inom offentlig sektor?

Det gäller att förstå både de juridiska och praktiska aspekterna av LOU (lagen om offentlig upphandling) – och att kunna tolka krav och behov på rätt sätt.

En viktig insikt för mig är hur mycket affärsmässighet som faktiskt ryms inom det offentliga. Det handlar inte bara om att följa regler, utan också om att vara strategisk i hur man formulerar sitt erbjudande för att sticka ut i konkurrensen. Jag har också reflekterat över vikten av att skapa långsiktiga och hållbara relationer med offentliga kunder, trots att upphandlingsförfarandet är strikt.

Emmas tips till dig som ska upphandla utbildningstjänster

✅ Ha dialog med leverantörerna

Inför upphandlingen – boka möten och prata med leverantörer för att få en djupare förståelse för marknaden. Ofta kan de erbjuda mer än vad som syns på hemsidan eller i standardmaterial. Många utbildningar kan anpassas för att bättre möta era specifika behov.

✅ Tänk helhet, inte bara enstaka insatser

Fundera på hur utbildningsinsatser kan kombineras med rådgivning eller konsulttjänster för att skapa ett mer integrerat stöd före, under och efter utbildningen – exempelvis genom uppföljning, handledning eller tillämpning av nya kunskaper i praktiken.

✅ Säkerställ kvalitet i kravspecifikationen

Ställ krav på kvalitetsauktorisation, dokumenterade metoder, uppföljningsrutiner och tydliga lärandemål.

✅ Använd en balanserad utvärderingsmodell

Balansera pris och kvalitet genom att inkludera bedömningskriterier som utbildarnas erfarenhet, pedagogisk metodik, relevanta referenser och tidigare deltagarnöjdhet. Det ger en mer nyanserad bild av leverantörens förmåga att leverera verkligt värde.

Har praktiken påverkat ditt intresse för att arbeta med offentliga affärer?

Ja, min praktik har definitivt stärkt mitt intresse! Jag har fått en konkret inblick i hur komplex, men också meningsfull, den offentliga marknaden är.

Det är spännande att arbeta i en roll där jag kan bidra till både affärsnytta och samhällsnytta. Jag har också insett hur viktigt det är att vara analytisk, noggrann och lösningsorienterad – egenskaper jag fått möjlighet att använda och utveckla under praktiken.

Mitt intresse för området har absolut vuxit, och jag ser en framtid där jag kan fortsätta bidra med engagemang och affärsförståelse i en sektor som gör verklig skillnad.

//Emma Lövgren,
student på IHM Business School:s YH-utbildning Public Bid Manager

augusti 2025