Saab: Så transformerade de inköpsarbetet – och lade grunden för datadrivna beslut

När Saab startade sin Source-to-Pay-resa stod inköpsfunktionen inför stora utmaningar. Systemstödet var på väg att fasas ut, arbetssätten var inte tillräckligt effektiva och komplexiteten ökade snabbt. Lösningen blev att implementera en helt ny plattform – Ivalua – och påbörja en omfattande förändringsresa där teknik och förändringsledning gick hand i hand.

"Att lyckas med en inköpstransformation handlar minst lika mycket om förändringsledning som om teknik," säger Elin Hedberg Liljesson, Head of Source to Pay & Digitalization på Saab AB.

Utmaningen: Föråldrat system och ökande krav

Saab stod inför en situation där det befintliga systemstödet gick mot end-of-life. Det krävde en omfattande upphandling och implementation av ett nytt system som både kunde möta nuvarande behov och samtidigt ha kapacitet att hantera framtida krav. För att skapa ett helhetsgrepp beslutade Saab att implementera hela Source-to-Order-flödet i ett enda samlat steg i stället för att införa det gradvis modul för modul. Det ökade dock komplexiteten och ställde stora krav på organisationen.

Resan: Från teknisk implementation till förändringsresa

Efter en noggrann marknadsanalys och upphandling i konkurrens föll valet på Ivalua som plattform. Målet var att skapa mer effektiva och digitaliserade arbetssätt samt att ge inköparna ett heltäckande systemstöd i takt med att komplexiteten och kraven ökade. Det visade sig dock snart att tekniken bara var halva utmaningen. Behovet av utbildning, förändringsledning och bemanning underskattades, och när plattformen väl var på plats var nyttjandegraden låg. En intern enkät visade tydligt att organisationen inte hade fått ut full nytta av investeringen. Ledningsgruppen tog därför ett avgörande beslut: att starta om med ett nytt fokus på användning, värdeskapande och förankring.

Boost-projektet: Fokus på värde, användning och förbättring

För att ta nästa steg lanserade Saab Boost-projektet, ett initiativ för att stegvis förbättra och optimera arbetet. Projektet omfattade en modul-i-taget-approach för ökad förståelse och användning, förenklade arbetssätt, förbättrad datakvalitet, ökat stöd och utbildning för inköpare samt en användargrupp med representanter från hela organisationen. Förvaltningen stärktes med resurser som fokuserade på utbildning och förändringsledning, teamet certifierades i Ivalua och Saab tog in en extern partner med spetskompetens.

"Vi insåg att det krävdes mer tid, stöd och förändringsledning än vad vi planerat för. Genom Boost-projektet kunde vi höja kompetensen, skapa engagemang och få ut mer värde ur systemet," berättar Elin Hedberg Liljesson.

Effektivare processer och mer datadrivna beslut

Som en del av förbättringsarbetet genomförde Saab en Solutions Optimization & Adaptation (SOA) tillsammans med Ivalua. Flöden analyserades och förenklades, vilket resulterade i mer logiska och effektiva processer – samtidigt som styrning och processefterlevnad bibehölls. Resultaten lät inte vänta på sig: automatiserade arbetsflöden där en stor andel av alla order nu hanteras utan inköpares insats, säkerställd processefterlevnad genom standardiserade arbetssätt och tydliga beslutspunkter, förbättrad och mer robust leverantörshantering, ökad flexibilitet och skalbarhet samt bättre transparens, analysmöjligheter och datadrivna beslut.

Viktiga lärdomar från Saabs resa

Ledningsengagemang är avgörande – sponsorstöd behövs både under och efter implementation. Implementera stegvis – ge organisationen tid att ta till sig förändringen. Prioritera datakvalitet – standardisera och säkerställ efterlevnad innan lansering. Involvera användarna – skapa forum där inköpare kan bidra till utvecklingen. Satsa på förändringsledning – kontinuerlig utbildning och stöd är nyckeln. Bemanna rätt – kompetens inom både system, process och förändringsledning behövs. Tänk nyttjandegrad – ett system är bara så bra som det används.

"Vi lärde oss att en transformation av den här typen inte är ett projekt – det är en resa. Och den resan slutar inte när systemet är implementerat," säger Elin Hedberg Liljesson.

När vi nu tar nästa steg med att även implementera Ivalua som stöd för strategiskt inköp (upstream procurement) för direkt inköp, tar vi med oss lärdomarna och transformationsresan från Ivalua med modulerna Source to order som implementerades för indirekt inköp (upstream och downstream procurement).

Vill du höra mer från Saab?

Den 5 november kl. 08.30–09.15 håller Saab och Silf ett webbinarium där Elin Hedberg Liljesson och Henrik Nyberg från Ivalua delar med sig av fler insikter och lärdomar från transformationsresan. Här får du chansen att höra hela historien och ställa dina frågor direkt till dem.

Läs mer och anmäl dig till webbinariet här

Om Saab

Saab AB är ett globalt försvars- och säkerhetsföretag med verksamhet i över 30 länder. Inom inköpsorganisationen, Group Procurement, ansvarar Elin Hedberg Liljesson för Source to Pay & Digitalization – en centralt organiserad funktion som driver utvecklingen av processer, system och arbetssätt samt förvaltningen av inköpsplattformen Ivalua.

Om Ivalua

Ivalua är en ledande leverantör av molnbaserad mjukvara som erbjuder effektiva digitala lösningar för inköp, leverantörshantering och optimering av leveranskedjan. Plattformen samlar hela inköpsprocessen – från avtal och beställning till fakturahantering – i ett användarvänligt system som stärker kontrollen, ökar transparensen och effektiviserar samarbetet mellan inköpsorganisationer och deras leverantörer.