SATS når över 80 % matchningsgrad – så effektiviserade de sin inköpsprocess

När SATS började sin förändringsresa bestod inköpsprocessen av flera olika system för beställningar, fakturahantering och ERP. Det skapade onödigt mycket manuellt arbete och gjorde det svårt att få kontroll på kostnader, avtal och villkor. Lösningen blev att införa Acentios Purchase-to-Pay-lösning (P2P) – och resultatet har varit en matchningsgrad på över 80 % och en betydligt effektivare inköps- och fakturahanteringsprocess.

– “Vi behövde få ihop hela kedjan – från order till attest och matchning – i ett och samma system. Det var enda sättet att få kontroll på priser, villkor och kostnader,” säger Mattias Lintzén, Nordic Head of Purchasing på SATS.

Utmaningen: Splittrade system och brist på kontroll

SATS har totalt 273 träningscenter som tillsammans lägger över 37 000 beställningar per år. Med flera separata system och manuella rutiner var det svårt att få överblick, följa avtal och arbeta datadrivet.
– “Vi såg också att många lösningar på marknaden var starka antingen på inköp eller fakturor – men sällan på båda. Vi behövde en helhetslösning,” berättar Mattias.

Resan: Från manuellt till automatiserat

Implementationen av Acentios P2P-lösning handlade inte bara om teknik, utan lika mycket om förändringsledning. En avgörande framgångsfaktor var samarbetet med ekonomifunktionen.
– “Att få med ekonomiavdelningen tidigt var helt avgörande. Vi behövde enas om ett gemensamt arbetssätt för beställningar, attester och matchning – annars hade vi inte lyckats,” säger Mattias.

Projektet genomfördes stegvis, med piloter, tester och utbildning innan lösningen rullades ut brett. Acentio var med längs hela vägen och bidrog både tekniskt och processmässigt.

Resultatet: >80 % matchningsgrad och bättre kostnadskontroll

Sedan början av 2025 har SATS nått en matchningsgrad på upp till 88 %, vilket innebär att en stor del av alla beställningar, leveranser och fakturor matchar automatiskt. Det har gjort arbetet snabbare, säkrare och mer korrekt – särskilt tack vare automatiserad förkontering (pre-accounting).

– “Tidigare gick mycket tid till manuell hantering och dubbelkontroller. Idag sker det mesta automatiskt – vi kan fokusera mer på analys, leverantörsrelationer och strategiskt inköpsarbete,” säger Mattias.

Resultatet är också bättre kostnadskontroll, högre avtalsefterlevnad och smidigare samarbete mellan inköp och ekonomi.

Tre lärdomar från SATS resa

1. Tänk helhet – inte bara teknik: Integrera order, attest, matchning och fakturor i samma flöde.
2. Involvera rätt personer tidigt: Ekonomifunktionen och klubbarna var nyckeln till framgång.
3. Bygg intern kompetens: Att äga processerna och kunskapen internt ger långsiktig effekt.
4. Starta smått och öka: Genom att starta i liten skala (pilot) blir det lättare att följa flöden och korrigera eventuella fel. Öka sedan scopet när du märker att det fungerar.

SATS resa visar att det går att skapa kontroll, transparens och effektivitet i komplexa inköpsflöden – med rätt lösning, rätt processer och rätt samarbete.

Vill du höra mer från Mattias?

Den 8 oktober kl. 08.30–09.15 håller SATS och Acentio ett webbinarium där Mattias Lintzén och Besart Peci delar med sig av fler insikter och lärdomar från P2P-resan.
Här får du chansen att höra hela historien och ställa dina frågor direkt till Mattias.

🔗 Anmäl dig här till webbinariet

Om SATS

Nordens ledande träningskedja med över 273 klubbar i fyra länder. SATS erbjuder ett brett utbud av träningstjänster och arbetar aktivt med att utveckla interna processer för att möta både medlemmarnas och organisationens behov.

Om Acentio

Ett skandinaviskt mjukvaruföretag specialiserat på att digitalisera och automatisera hela Purchase-to-Pay-processen. Med lösningar för inköp, avtalshantering, fakturaautomatisering och analys hjälper Acentio organisationer att öka transparens, effektivitet och kontroll i sina inköpsflöden.