Kategoristyrning i praktiken – intervju med Sara Jonsson, Umeå Energi

När Umeå Energi införde kategoristyrning låg fokus på tydliga mål, delaktighet och uthållighet. Resultatet blev bättre kontroll över inköpen, minimerade risker och en mer proaktiv planering. Vice VD Sara Jonsson betonar vikten av att börja med de mest strategiska kategorierna, hitta interna ambassadörer och våga starta även om förutsättningarna inte är perfekta.

Etablera kategoristyrning framgångsrikt

Regeringen har betonat vikten av kategoristyrning för att effektivisera inköp och skapa ökat värde inom offentlig sektor. Sara Jonsson, idag Vice VD och Områdeschef Affärsstöd & Utveckling på Umeå Energi, hade under projektets start rollen som inköpschef.

Hon har drivit ett omfattande arbete med kategoristyrning – ett arbete som bygger på tydliga mål, uthållighet och noggrann analys.

Kategoristyrning lyfts allt oftare som en framgångsfaktor för offentlig sektor

1) Vad anser du är viktigast att förstå innan man börjar implementera kategoristyrning?

Att ordentligt förstå organisationens nuläge och vara tydlig med varför och hur kategoristyrning kan bidra till ökat värde är avgörande.
Det krävs en noggrann analys av vilka effekter arbetet kan få och hur dessa ska kommuniceras internt.

Olika organisationer har olika utgångspunkter och drivkrafter. Genom att förstå verksamheten på djupet och identifiera var vinsterna kan hämtas hem – både på kort och lång sikt – skapar man en stabil grund att stå på och kan driva arbetet mer effektivt framåt.

Att införa kategoristyrning är ofta en omfattande förändringsresa

2) Hur såg er process ut och vad var nycklarna till att lyckas?

Vi började med att sätta tydliga delmål och rullade ut kategori för kategori, med fokus på de områden som hade högst strategiskt värde.

I den första iterationen följde vi hela processen noggrant för varje kategori. På så sätt kunde vi säkerställa att teamet lärde sig alla steg och kunde utvärdera vad som skapade mest värde.
Därefter utvecklade vi vår egen variant av kategoristyrning och valde ut de delar som fungerade bäst för oss.

En annan nyckel var att skapa delaktighet i organisationen, vilket kräver uthållighet. Förändring tar tid – därför är det viktigt att fira de små segrarna längs vägen och hitta ambassadörer som kan driva arbetet framåt.

Vi hade dessutom en stark övertygelse och motivation i inköpsteamet om att detta var rätt arbetssätt för oss. I efterhand ser jag det som en avgörande faktor för att vi höll i och höll ut. Förändringsviljan och engagemanget i teamet var helt avgörande.

Internt engagemang är avgörande vid stora förändringar

3) Hur gjorde ni för att få med er ledningen och resten av organisationen på resan?

Delaktighet. Engagemang. Ambassadörer. Utbildning. Best practice.
Vi hade förankrat arbetet i högsta ledningen, vilket var viktigt.

Samtidigt skedde en större organisationsförändring parallellt med att vi rullade ut de första kategorierna. Kort därefter kom pandemin, vilket innebar att många förändringar pågick samtidigt.

Därför blev det extra viktigt att ha en tydlig utrullningsplan och process att luta sig mot – en gemensam "ledstång" för teamet och organisationen.

Sammanfattning

4) Om du skulle sammanfatta – vilka är de tre största vinsterna ni har sett hittills av ert arbete med kategoristyrning?

• Bättre kontroll över inköpen
• Minimerade risker
• Ökad proaktivitet i planering och uppföljning

Saras tre bästa råd

5) Slutligen, vilka är dina tre bästa råd till andra organisationer som vill etablera kategoristyrning på ett framgångsrikt sätt?

• Avgränsa med hjälp av tidsram – både för analys, planering och implementering. Ofta vet man redan innan var de största hindren finns och kan identifiera lösningarna tidigt.
• Sätt delmål och en tydlig utrullningsplan – börja med de strategiskt viktigaste kategorierna först.
• Hitta ambassadörer och nyckelpersoner inom verksamheten som kan driva arbetet framåt.
• Våga starta och testa – vänta inte på perfekta förutsättningar, börja och lär längs vägen.

Sara Jonsson,
Vice VD och Områdeschef Affärsstöd & Utveckling på Umeå Energi

September 2025