Produktivitet ökar med färre och effektivare möten

​​​​​​​I en ny vitbok som publicerades i veckan med Boston Consulting Group, beskriver Verizon Business, hur något så enkelt som att förändra hur möten genomförs, i hög grad kan påverka produktiviteten, samtidigt som den ger insikter, tips och råd om de bästa metoderna baserat på ett omfattande internt experiment.

Att bryta mötesvanor påverkar så mycket mer!

Stockholm, 22 april 2022 – Att företag har tänkt om kring sina verksamheter, arbetssätt och nästintill alla aspekter av sin företagsdrift på grund av pandemin är inte något nytt. Vad som är anmärkningsvärt är att se hur företag drar nytta av lärdomar för att förnya och stärka sina verksamheter för att leva upp till sina kunders och anställdas krav. I en ny vitbok som publicerades i veckan med Boston Consulting Group, beskriver Verizon Business CEO, Tami Erwin, och Verizon Business Chief Revenue Officer, Sampath Sowmyanarayan, hur något så enkelt som att förändra hur möten genomförs i hög grad kan påverka produktiviteten, samtidigt som den ger insikter, tips och råd om de bästa metoderna baserat på ett omfattande internt experiment.

"Varje ledare idag behöver omvärdera vägen framåt för sina företag i en hybrid värld. Verizon Business och BCG samarbetade för att dela konkreta lärdomar som möjliggör bättre flexibilitet, uppkoppling och samarbete,” säger Tami Erwin, CEO för Verizon Business. "I grunden vet vi att det krävs rätt teknisk infrastruktur, säkerhet och lösningar, tillsammans med adekvat utbildning och resurser, för att säkerställa att företag effektivt kan navigera sig fram till nya arbetssätt."

För många organisationer blev den snabba övergången mot en distans- eller distribuerad arbetsmodell en initial chock för systemet, men den kan nu i stället ses som en möjlighet att forma hur anställda anammar och anpassar sig till nya samarbetsverktyg och processer. För att få ett meningsfullt inflytande är det inte de övergripande förändringarna som gör skillnad, utan snarare de mindre, enkla åtgärderna, som t ex:

Meningsfullt inflytande genom de mindre, enkla åtgärderna, som t ex

• Anta enkla, effektiva metoder för att förbättra mötena:

• Schemalägg 25- eller 50-minutersmöten med 5–10 minuters fördröjd starttid
• Ange tydligt mötets syfte och agenda i mötesinbjudan
• Omvärdera behovet av regelbundna återkommande möten
• Identifiera och utmana behovet av möten som kan ersättas av asynkrona arbetssätt, som via e-post, chatt, delade dokument eller offline-granskningar.

Viktigt att designa nya sätt inifrån

Under en månads tid analyserade Verizon Business mötesvanorna för en arbetsgrupp på cirka 150 anställda, där de spårade hur olika mötesförändringar genererade framgång. De experimentella metoderna utarbetades i samarbete med arbetsgruppen och gav insikt om vikten av att designa nya sätt inifrån och inte bara påtvinga dem utifrån. Under hela månaden skickades dagliga och veckovisa undersökningar till deltagarna för kontinuerlig återkoppling, vilket möjliggjorde utvecklingen av processer och metoder i realtid.

Resultaten var överväldigande positiva och belyser vilken stor påverkan även små förändringar kan ha:

• 90% av deltagarna sa att de nya sätten att hantera möten bidrog till att förbättra den övergripande möteseffektiviteten
• 83% sa att de känner sig mer bekväma med att arbeta mer asynkront, såsom via e-post, samarbetsverktyg och delade dokument
• 78% anser sig slösa mindre tid på att sitta i möten som inte kräver deras fysiska närvaro

En process i fyra steg

En process i fyra steg för att identifiera, implementera och stödja enkla åtgärder för att förändra hur arbetet utförs ser ut så här:

1. Walk the talk: Garantera stöd från en respekterad ledare redan från början.
2. Utforma inifrån: Förstå var smärtpunkterna finns och kom fram till de bästa genomförandesätten inom de arbetsgrupper som du riktar in dig på att förändra. Gör det till deras egen idé.
3. Gör det enkelt: Skapa och återskapa stödjande verktyg för att driva implementering och mäta framgång. Se till att du har rätt teknik och lösningsinfrastruktur på plats för att genomföra effektiva hybrida kommunikationsplaner.
4. Upprepa över tid: Skapa regelbundna och frekventa återkopplingsprocesser för att stödja den fortsatta anpassningen av nya möteslägen och hjälpande verktyg.

Nästa steg är att skala. Som nämndes ovan i steg 3, så kan en enkel och smidig process skapa förutsättningar för en bred expansion över hela organisationen. Experimentet som utfördes av Verizon kan implementeras av alla företag. Dessutom har Verizon Business lösningarna, expertisen och nätverkstekniken för att hjälpa företag att skapa sin egen unika väg mot transformation. Verizon täcker in alla aspekter; från att omarbeta ett företags IT-säkerhetsarkitektur eller implementera lösningarna för att utnyttja kraften i 5G, till att helt enkelt förändra dess inställning till möten.

Små justeringar för att åstadkomma mer

Pandemin kan ha tvingat många företags beslutsfattare att för alltid ändra sina verksamheter, men samtidigt har den öppnat dörrarna för att dra nytta av nya arbetssätt. Att göra små justeringar, som t ex att ändra dåliga mötesvanor, kan hjälpa medarbetare att träffas mindre och åstadkomma mer.

Att bryta dåliga mötesvanor: Verizon Business fokuserar stort på att ha färre och effektivare möten för att öka sina medarbetares produktivitet.

Verizon Communications Inc. (NYSE, Nasdaq: VZ) was formed on June 30, 2000 and is one of the world’s leading providers of technology and communications services. Headquartered in New York City and with a presence around the world, Verizon generated revenues of $133.6 billion in 2021. The company offers data, video and voice services and solutions on its award-winning networks and platforms, delivering on customers’ demand for mobility, reliable network connectivity, security and control.