Pris– och kostnadsanalys, så går du till väga

Läs Silfs artikel om hur det moderna användandet av pris- och kostnadsanalys ökar samverkan i värdekedjan. Lär dig grundprinciperna och stegen för att lyckas.

En naturlig del av kategoristyrningsarbetet för både direkt och indirekt material/tjänst

PPCA, Clean sheet costing, Tear down, Price breakdown…. kärt barn har många namn. Pris- och kostnadsnedbrytning har tillämpats i decennier inom tillverkningsindustrin respektive detaljhandeln och syftar i sin enkelhet till att ge inköparen effektiva argument inför förhandlingarna genom att redovisa ett realistiskt pris. Traditionellt har detta varit vanligt förekommande inom så kallade direkta inköp, framför allt gällande produktionsmaterial samt produkter som köpts in i stora mängder till slutkund. På senare år ser vi dock ett ökat intresse för pris- och kostnadsnedbrytningar även inom de så kallade indirekta inköpen och då inte minst gällande tjänsteinköp. Detta kan säkerligen förklaras utifrån en parallell utveckling där inköpsavdelningarna tar ett allt större ansvar för den indirekta spenden, inte minst så kallade professionella tjänster, såsom juridiska tjänster, marknad/kommunikation, revision mm.

Nya användningsområden

Användningsområdet för pris-och kostnadsanalyser har dessutom kommit att utökas under åren. Tidigare tillämpades metodiken nästan enkom vid så kallade faktabaserade förhandlingar (eng. fact based negotiations), där inköparna använde analyserna i syfte att jämna ut maktbalansen mellan säljande och köpande part. Analysarbetet kan därför sägas ha varit till ensidig fördel för köpande part och i värsta fall t.o.m. lagt hinder i vägen för mera relationsbaserade avtal. På senare år då samverkan i värdekedjan vunnit alltmera gehör, har analyserna också blivit ett mera gemensamt projekt, bägge parter driver gemensamma kostnadsprogram i syfte att identifiera och eliminera kostnader till bägges fördel

Även inom offentlig sektor börjar intresset för pris- och kostnadsanalyser vakna men till skillnad från näringslivet handlar det i regel inte om att sänka priset vid förhandlingsbordet utan snarare kan djupgående förståelse för kostnadsdrivare och rätt prisnivåer möjliggöra utvärdering på kvalitet som enda utvärderingskriterium, samt möjligheten att på ett mera systematiskt sätt eliminera underprissättning, något som har kommit att bli mera regel än undantag inom vissa kategorier. 

Kräver uthållighet och rätt prioriteringar

För de allra flesta är pris- och kostnadsanalys ett detektivarbete och förutsättningarna för insamling av data skiljer sig åt mellan branscher, kategorier och leverantörssegment. Lägg därtill företagets och eller den upphandlande myndighetens interna policy om vad som är etiskt korrekt när det gäller informationsinsamling. Själva kalkylmetoden är däremot ganska generisk och när man väl fått kläm på beståndsdelarna är det relativt enkelt att utföra löpande beräkningar. Det kan kännas lite osäkert huruvida analysen ger en rättvis bild och det säger sig nästan självt att det endast är i några enstaka fall som förutsättningar är såpass gynnsamma att analysen de facto kan ge ett 100 %-igt korrekt pris (om ens aldrig). Samtidigt är det knappast ett argument för att avstå pris- och kostnadsberäkningar. Även en hyfsat bra prisbild är i regel bättre än ingen alls och är en mycket viktig del i inköparens verktygslåda. Det man däremot behöver reflektera över är kostnad kontra nytta. D.v.s. vad kostar det att utveckla pris- och kostnadsanalyser och vilken potentiell nytta skulle ens ett 100%-igt svar ha. Vi kan utgå från att det är de stora spendkategorierna med repetitiva produkter, material och eller tjänster som är aktuella. Som vanligt inom inköpsvärlden gäller det alltså att segmentera och prioritera!

Så går du tillväga

• Börja med att identifiera alla kostnadsdrivare
• Klassificera kostnaderna i indirekta och direkta kostnader
• Ställ upp en kalkyl i Excel
• Använd schabloner, index etc. för att fylla i tomma gap (stäng gapen över tid med hjälp av detektivarbete)
• Räkna ut ett genomsnittspris på produkten eller tjänsten
• Tillämpa jämförelsestudier (benchmarking) för att identifiera lägsta kostnad per kostnadsdrivare
• Modellera superleverantör

Vill du snabbt och enkelt lära dig både teori och tillämpning ger Silf Competence en kurs i Pris- och kostnadsanalys – PPCA.

Kursen kan även anpassas till ditt företag och ges på svenska alt engelska.
Silf Competence kan givetvis även bistå med konsulthjälp vid den egna pris- och kostnadsanalysen.