10 tips för bättre spendanalys

Prioriterar din inköpsorganisation rätt inköpskategorier och leverantörsmarknader? Är ni rätt organiserade? En spendanalys är grunden i att skapa kontroll och styra inköpsarbetet till att leverera mer värde.

1. Kom igång - Gör det enkelt!

Har du dålig spenddata? Grattis då är du i gott sällskap. Bra spenddata är något de flesta inköps-/upphandlingsfunktioner drömmer om och ungefär som god kondition är det viktigaste att man kommer igång! Det är lätt att göra spendanalys till ett ITprojekt eller en finansiell pappersprodukt. Många gånger fungerar Excel eller liknande verktyg alldeles utmärkt för att kunna dra de första slutsatserna.

2. Prioritera - Utgå från 80/20-regeln

För att arbetet med spendanalysen inte ska bli övermäktigt är det bra att känna till 80/20-regeln (eller Paretoprincipen). Den innebär att det mesta kan delas in i nyttoeffekter där en liten insats (20%) leder till stor nytta (80%). För spendanalysen innebär 80/20-regeln att man inte behöver oroa sig över eventuella brister i leverantörs- och kontraktsdata. Fokus bör ligga på 80% procent av fakturorna, avtalen, leverantörerna m.m.

3. Klassificera leverantörer

All kvantitativ analys bygger på att man har kategoriserat den data som ska analyseras. Inköpsspenden är inget undantag och har man ännu inte gjort någon spendanalys är det lämpligt att börja på leverantörsnivå. Alla leverantörer kan kopplas till en branschkod. Det finns olika branschkoder och man kan med fördel välja någon som är publik. Exempelvis kan man utgå från SNIkoderna från Statistiska centralbyrån. Ett annat kodsystem är UNSPCS som utvecklats av FN. Utgå från 80/20-regeln när du börjar klassificera dina leverantörer, dvs nöj dig till en början med att klassificera leverantörerna som motsvarar 80% av spenden.

4. Skapa kategoriträd

Med hjälp av de branschkoder som du identifierat kan du nu skapa ett kategoriträd. Börja uppifrån och ner. Till skillnad från ett vanligt träd som växer nerifrån och upp är det bra att börja bygga sitt kategoriträd uppifrån och ned. Dela in din spend på högsta nivå exempelvis IT, Möbler, Livsmedel, Facility mm. Tillämpa 80/20-regeln även här. D.v.s. nöj dig inledningsvis med att bygga ett kategoriträd som täcker 80% av spenden. Resten kan du lägga in i en övrigt-kategori som du bearbetar med tiden.

5. Vem köper?

Spendanalysen utgår huvudsakligen från tre dimensioner, vad köper vi? (produkter, tjänster och entreprenader), från vem köper vi? (leverantörer, avtal) och vem köper? (kostnadsställen). I regel är den mesta leverantörsspenden konterad på olika kostnadsställen. Detta ger oss en ganska enkel bild över vem i organisationen som köper. Det är dock inte helt ovanligt med centrala kostnadsställen, vilka försvårar spendanalysen. Misströsta inte! Minns den första regeln… det är viktigt att komma igång och justeringar kan alltid ske med tiden.

6. Börja kommunicera

Många inköpsorganisationer gör misstaget att behålla insikterna från spendanalysen för sig själva. Gör inte det! I regel finns det inget så effektivt när man vill effektivisera inköpsarbetet som när man visar upp faktiska siffror. Vem-köper-vad och-från-vem får många gånger effekten att vi höjer på ögonbrynen och förundras över exempelvis hur många leverantörer som används. Skapa intresse hos intressenterna för inköp/upphandling genom att börja kommunicera hårda fakta!

7. Tänk på kategoristrategierna

Spendanalysen ska stötta utveckling och uppföljning av kategoristrategierna och vice versa. Även om det inledningsvis kanske inte finns några kategoristrategier är det bra att ha dessa i bakhuvudet när man bygger upp en spendanalys. I praktiken innebär det bland annat att kategoriträdet ska utformas såsom man har tänkt att arbeta med kategoristyrning. Likadant kan man med fördel använda kategoriarbetet som en hävstång för att bryta ned kategoriträdet i underkategorier och förbättra kvaliteten i spenddata. I slutändan är det viktigt att komma ihåg att det inte är siffrorna i sig som ger mervärde åt organisationen. Det är vad vi gör med informationen, eller vad-säger-detta-oss?

8. Implementera kontraktsdata

Spendanalysen är inte komplett utan en koppling mellan fakturorna i leverantörsreskontran och avtalen. Det är endast då man kan börja följa upp avtalsefterlevnad och avtalstäckning. Därför är det också nödvändigt att matcha spenddata med befintliga avtal. Tänk på att inte låta eventuella kvalitetsbrister i avtalen och eller fakturorna utgöra ett hinder för att du sätter i gång arbetet. Man kan enkelt matcha fakturor och avtal i exempelvis Excel och använda insikterna för att komma vidare. Prioritera och tänk på 80/20-regeln!

9. Bygg en spendkub

När man har kommit en bit på vägen är det i regel nödvändigt att bygga en så kallad spendkub. Då kan man behöva ett mera robust stödsystem och marknaden erbjuder otaliga möjligheter. Precis som i tips nummer 1 är det samtidigt viktigt att man aldrig fastnar i ett IT-projekt. Utgå gärna från befintliga rapportverktyg inom organisationen och fokusera på funktion och snabbhet. Utöver leverantörer och kostnadsställen bör spendkuben över tid bland annat kunna visa avtal, avtalstrohet, kostnadsbesparingar, processefterlevnad, leverantörer m.m. Gör spendkuben tillgänglig för alla nyckelintressenter!

10. Arbeta med löpande förbättringar - 360 grader

Arbetet med spendanalysen, kategoristrategierna och spendkuben går hand i hand. Se spendanalysen som ett kontinuerligt förbättringsarbete i 360 grader. D.v.s. bättre spenddata leder till bättre kategoristrategier och bättre kategoristrategier leder till bättre spenddata. Nya insikter gör att man ständigt kan förbättra kvaliteten på spenddata och kontinuerligt förbättra funktionen i spendkuben.


2024-09-03